PC☆LIVE! ／ ピノキンとマツモト先生
木工工房で学ぶChatGPT
第4章 仕事と学び
第31〜40話 ／ 漫画・解説・練習
各話の会話を読み、例文を自分の言葉に置き換えて試しましょう。登場人物の共通イラストに、各話の会話を組み合わせた漫画教材です。
第31話 ／ 4章
メールの下書きを作ろう
ピノキン
「メールを書くと、あいさつだけで半日かかる！」
マツモト先生
「相手、用件、期限、してほしいことを整理しよう。」
ピノキン
「『こんにちは』を20回書いてた。」
マツモト先生
「挨拶は短く、用件ははっきりじゃ。」
先生の解説
メールは件名と本文を分けて作ります。元の情報が不足している場合は、架空の連絡先や期限を補わせず、確認用の空欄にします。下書き作成と実際の送信は別の作業です。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
架空の社内メールを作ってください。相手は総務担当、用件は会議室の予約確認、希望日時は［日時］です。件名と本文を分け、未確定のことは断定しないでください。送信はしません。
続けて聞いてみよう
相手に答えてほしい点を、最後に1文でまとめてください。
できたかな？
件名だけでも用件が分かる下書きを作る。
ひとことメモ：宛先、添付、日付、社外秘の有無を送信前に確認します。
第32話 ／ 4章
長い文章を要約しよう
ピノキン
「長いお知らせ、最初と最後しか覚えてない。」
マツモト先生
「目的に合わせて、要点と期限を抜き出そう。」
ピノキン
「『だいたい大事な話』じゃ短すぎる？」
マツモト先生
「短さより、必要な情報が残っているかじゃ。」
先生の解説
要約では元の文章だけを根拠にするよう頼みます。数字、期限、例外条件は落ちやすいため別欄で確認すると便利です。書かれていない背景や理由を、AIに補わせないようにしましょう。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
次のお知らせを要約してください。『工作室は11月3日10時から16時まで開放。利用は事前申込制。材料持参、ただし接着剤は会場で用意。小学生は保護者同伴。』。要点3つと注意事項に分け、書かれていない情報は加えないでください。
続けて聞いてみよう
日時、申込条件、持ち物、対象の条件が残っているか確認してください。
できたかな？
短くなっても必要な条件が残る要約を作れる。
ひとことメモ：元の文章と照合して確認します。
第33話 ／ 4章
議事録を整理しよう
ピノキン
「会議メモが『たぶん、来週、誰か』だらけ！」
マツモト先生
「決定、未決、担当、期限を分けよう。」
ピノキン
「担当者『誰かさん』は、いないんだね。」
マツモト先生
「決まっていないものは『未定』と書くのじゃ。」
先生の解説
議事録は、発言の要約と決定事項を区別します。議論に出ただけの案を決定扱いにしないことが大切です。担当や期限が不明なときは推測せず、確認事項として残します。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
架空の会議メモを議事録にしてください。『体験会は12月に開催する方針で合意。候補日は12日と19日で未決。会場を佐藤さんが調べる。調査期限は未定。』。決定事項、未決事項、担当、期限に分けてください。
続けて聞いてみよう
参加者に確認すべき曖昧な点を列挙してください。
できたかな？
方針の合意と、未決の日付を分けられる。
ひとことメモ：実際の会議録音や社内資料は、了承と職場のルールを確認して扱います。
第34話 ／ 4章
案内文とチラシを考えよう
ピノキン
「チラシに全部書いたら、文字の壁だ！」
マツモト先生
「読者が最初に知りたい情報を上から並べよう。」
ピノキン
「先生の長い自己紹介は裏面？」
マツモト先生
「まず『誰向けに、何ができるか』を伝えよう。」
先生の解説
案内では、対象、内容、日時、場所、費用、申込方法を整理します。目立つ見出しは、本文で約束できる内容に合わせます。実績や効果を想像で加えないよう指定すると、誇張を抑えられます。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
初心者向け折り紙体験会のチラシ文を作ってください。対象は大人、時間は1時間、持ち物はなし、参加費は500円、日時と会場と申込先は未定です。見出し・説明・開催情報の順にし、未定は［ ］で残してください。
続けて聞いてみよう
文字を大きくするため、説明を半分程度の長さにしてください。
できたかな？
開催情報を探しやすい案内文を作る。
ひとことメモ：料金、税込表記、申込締切などは公開前に主催者が確認します。
第35話 ／ 4章
Excelの式を相談しよう
ピノキン
「『合計の式を教えて』だけで分かる？」
マツモト先生
「どのセルに何があり、どこへ結果を出すかを伝えよう。」
ピノキン
「AIには、ぼくの画面が見えていると思ってた！」
マツモト先生
「見せていない表は、説明が必要じゃ。」
先生の解説
式の相談は、Excelの版、データの配置、求める結果、サンプルを示すと具体的になります。実際の名簿ではなく架空データで試し、期待する値と比べて確認してから本番に使います。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
ExcelでB2:B6に数量、C2:C6に単価があります。D列に各行の金額を出し、D7に合計を出したいです。初心者向けに、D2とD7へ入れる式と、下へコピーする手順を説明してください。
続けて聞いてみよう
数量2、単価150の場合に結果が300になるか確認する方法を教えてください。
できたかな？
セルの場所と期待する結果を含めて質問できる。
ひとことメモ：空欄、文字列、範囲の追加などでも意図通りになるか試します。
第36話 ／ 4章
Word文書の構成を考えよう
ピノキン
「報告書をいきなり書いたら、結論が迷子！」
マツモト先生
「先に見出しと、各見出しに書く内容を決めよう。」
ピノキン
「木の骨組みと同じだね。」
マツモト先生
「構成ができると、本文を書き足しやすい。」
先生の解説
Wordの文書を作る前に、読者、目的、ページ数を伝えて構成を考えます。AIの見出し案を、そのまま使う必要はありません。実際の文書では見出しのスタイルを使うと、階層を管理しやすくなります。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
上司に提出する『工作体験会の実施報告』をA4で1ページにまとめます。結論、実施概要、結果、課題、次回の対応の構成案を作ってください。実績の数字は［人数］などの空欄にしてください。
続けて聞いてみよう
忙しい読者が最初の30秒で分かるよう、結論を先頭にしてください。
できたかな？
本文を作る前に見出しの順番を決められる。
ひとことメモ：文書の書式設定と、文章の構成案づくりは分けて確認します。
第37話 ／ 4章
プレゼンの流れを作ろう
ピノキン
「スライド1枚に、原稿を全部貼ったよ！」
マツモト先生
「1枚に一つのメッセージを目安に分けよう。」
ピノキン
「文字が小さすぎて、ぼくの目のネジが回る！」
マツモト先生
「聞き手が理解する順番で組み立てるんじゃ。」
先生の解説
プレゼンは聞き手と持ち時間を先に決めます。課題、提案、具体例、次の行動という流れを作り、スライドに載せる文と話すメモを分けると、文字の詰め込みを減らせます。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
社内向けに『共有フォルダーの整理ルール』を3分で説明します。5枚のスライド構成を作り、各枚の見出し・伝える点1つ・話すメモを分けてください。
続けて聞いてみよう
最後に、聞いた人が今日やることを一つ示してください。
できたかな？
持ち時間と聞き手に合う構成を作れる。
ひとことメモ：実際に声に出し、時間と読みやすさを確かめます。
第38話 ／ 4章
勉強の計画を立てよう
ピノキン
「明日から毎日5時間勉強する！」
マツモト先生
「続けられる時間と、復習の日も入れよう。」
ピノキン
「計画だけで、もう合格した気分！」
マツモト先生
「予定と実績を比べて、調整するところまでが計画じゃ。」
先生の解説
学習計画には、目標、現在の理解、期限、確保できる時間を入れます。新しい内容だけでなく復習と予備日を設け、週ごとに見直します。計画に従っただけで合格が保証されるわけではありません。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
4週間でExcelの基本を復習したいです。平日は1日20分、土曜は40分、日曜は休みます。入力、表の書式、計算、印刷の4分野を学ぶ無理のない計画を作ってください。
続けて聞いてみよう
遅れたときに使う予備時間と、週末の振り返りを追加してください。
できたかな？
使える時間に収まる学習計画を作る。
ひとことメモ：資格試験の範囲や要件は、試験の公式情報を確認します。
第39話 ／ 4章
練習問題で学び直そう
ピノキン
「説明を読むと分かるのに、手が動かない。」
マツモト先生
「小さな練習を一問ずつ解いてみよう。」
ピノキン
「答えも一緒に見たら、満点だね！」
マツモト先生
「まず自分で考え、あとから説明を確認しよう。」
先生の解説
練習問題は、学びたい範囲と難しさを指定します。解答の妥当性を確認し、できなかった原因を掘り下げる方が、点数だけを見るより役立ちます。AIの出題や採点にも誤りがあり得ます。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
Excel初心者の操作練習を1問出してください。範囲はセル入力と合計だけです。架空データを使い、問題と確認方法を示してください。私が答えるまで解答は出さないでください。
続けて聞いてみよう
間違った場合、正解をすぐ教える前にヒントを一つください。
できたかな？
一問解き、自分が迷った操作を言葉にできる。
ひとことメモ：公式試験の実際の出題内容だと誤認しないようにします。
第40話 ／ 4章
仕事で使う前に確認しよう
ピノキン
「AIの文を、そのままお客様に送っていい？」
マツモト先生
「相手、事実、数字、約束を自分でも確かめよう。」
ピノキン
「『明日必ず届きます』って、まだ発送してない！」
マツモト先生
「下書きにない約束が増えていないかも確認じゃ。」
先生の解説
仕事に使う前には、事実の正しさだけでなく、相手に何を約束する文になっているかを読みます。権限のない決定や未確認の予定が含まれていないか、元の情報と照合しましょう。
やってみよう
下の例をコピーして、ChatGPTに送ってみましょう。
次の架空の文の確認点を挙げてください。『ご注文ありがとうございます。商品は明日必ず到着します。追加料金は一切ありません。』。到着日と料金は未確認です。事実と未確認の断定を分けてください。
続けて聞いてみよう
未確認の約束を加えず、確認中だと伝わる下書きに直してください。
できたかな？
AIが加えた未確認の約束を見つけられる。
ひとことメモ：最終的な送信・公開・契約の判断は、担当者が確認して行います。
